Ο οδηγός μουσικής για εταιρικές εκδηλώσεις

Ένας πρακτικός οδηγός για διοργανωτές εκδηλώσεων, τμήματα HR και office managers, και agencies

Από τον Ορέστη — DJ, Βρυξέλλες

djorestis.com · info [at] djorestis.com

Γιατί η μουσική είναι το πιο παραμελημένο κομμάτι μιας εταιρικής εκδήλωσης

Παίζω σε εταιρικές εκδηλώσεις στις Βρυξέλλες έξι χρόνια — πάρτι τέλους χρονιάς, καλοκαιρινές δεξιώσεις, επετείους, λανσαρίσματα, βραδιές βραβεύσεων — για μεγάλες διεθνείς εταιρείες, θεσμικούς φορείς και agencies. Πριν από αυτά, τρεις σεζόν στη νυχτερινή ζωή της Μυκόνου· από τότε, τέσσερα χρόνια ως resident DJ στο Papillon Schuman.

Να ένα μοτίβο που βλέπω συνεχώς. Ο χώρος επιλέγεται έναν χρόνο πριν, το catering δοκιμάζεται δύο φορές, το πρόγραμμα προβάρεται. Και η μουσική — που καλύπτει περισσότερες ώρες της βραδιάς από οτιδήποτε άλλο, και είναι αυτό που περιγράφει ο κόσμος μετά όταν λέει αν το πάρτι ήταν καλό — αποφασίζεται σε μία γραμμή ενός email τρεις εβδομάδες πριν: «και θα χρειαστούμε έναν DJ από τις 21:00».

Η μουσική απλώς μοιάζει με εμπόρευμα, και δεν είναι. Μια εταιρική εκδήλωση είναι πιο δύσκολη δουλειά για DJ από έναν γάμο: άγνωστο και μικτό κοινό, ένα προκαθορισμένο πρόγραμμα που δεν ελέγχετε, ιεραρχία μέσα στην αίθουσα, αυστηρή ώρα λήξης. Αυτό που αγοράζετε είναι η κρίση πάνω σε όλα αυτά, όχι ένα ηχείο και ένα laptop.

Η καμπύλη μιας εταιρικής βραδιάς

Άφιξη και ποτό υποδοχής

Τι χρειάζεται: να κάνει μια άδεια αίθουσα να μοιάζει ότι έχει ήδη ξεκινήσει. Οι πρώτοι τριάντα καλεσμένοι φτάνουν σε έναν χώρο πολύ μεγάλο γι' αυτούς, και η μουσική είναι το μόνο πράγμα που τον γεμίζει.

Τι λειτουργεί: ζεστά κομμάτια, μεσαία tempo, αρκετά χαμηλά ώστε να μιλάει κανείς χωρίς προσπάθεια.

Συνηθισμένα λάθη: να ξεκινά η μουσική όταν φτάνουν οι καλεσμένοι αντί για δεκαπέντε λεπτά νωρίτερα· και η ένταση, γιατί αν ο κόσμος υψώνει τη φωνή του, τραβιέται προς τις εξόδους και η αίθουσα δεν «μαζεύεται» ποτέ.

Δείπνο ή καθιστό πρόγραμμα

Τι χρειάζεται: να κρατήσει ενωμένη μια κατακερματισμένη αίθουσα, μέσα από πιάτα, μετακινήσεις στα τραπέζια και ομιλίες.

Τι λειτουργεί: μια αργή, συνειδητή ανάβαση — πιο χαμηλά από τη δεξίωση στην αρχή, και μετά πιάτο με πιάτο, ώστε η αίθουσα να γέρνει μπροστά πριν ανακοινώσει κανείς χορό.

Συνηθισμένα λάθη: επίπεδη υπόκρουση επί δύο ώρες. Η αίθουσα μένει στη θερμοκρασία που ξεκίνησε, και μετά της ζητάτε να πηδήξει.

Ομιλίες και βραβεύσεις

Τι χρειάζεται: να αντιμετωπιστούν ως παραγωγή, όχι ως διακοπή.

Τι λειτουργεί: μικρόφωνα δοκιμασμένα με τους πραγματικούς ομιλητές πριν φτάσουν οι καλεσμένοι, μουσική εισόδου για όσους βραβεύονται ώστε η αίθουσα να χειροκροτεί αντί να παρακολουθεί, και σήματα συνεννόησης συμφωνημένα ανάμεσα σε διοργανωτή, παρουσιαστή και DJ.

Συνηθισμένα λάθη: να θεωρείται δεδομένο ότι το σύστημα του DJ καλύπτει και τον ήχο ομιλίας ενώ δεν το είπε κανείς· να μην έχει αποφασιστεί ποτέ αν το μικρόφωνο θα είναι χειρός ή πέτου· ομιλίες που ξεφεύγουν χρονικά χωρίς σχέδιο για το τι θα συμπιεστεί μετά.

Η μετάβαση στον χορό

Εδώ αποτυγχάνουν οι περισσότερες εταιρικές εκδηλώσεις, και αξίζει δική της παράγραφο.

Η στιγμή είναι δομικά δύσκολη. Φώτα αναμμένα, κόσμος καθιστός, ο CEO μόλις τελείωσε, η μισή αίθουσα σκέφτεται αν θα φύγει, και κάποιος περιμένει να εμφανιστεί πίστα. Αν αντιμετωπιστεί ως απότομος διακόπτης — τελειώνουν οι ομιλίες, ξεκινά χορευτική μουσική — παίρνετε μια μεγάλη, ορατή νεκρή ζώνη, και μόλις μια εταιρική αίθουσα αποφασίσει ότι δεν είναι πάρτι, δεν αλλάζει γνώμη.

Αυτό που λειτουργεί είναι να ξεκινά η μετάβαση πριν γίνει ορατή. Στο τελευταίο κομμάτι του δείπνου ανεβάζω ήδη tempo και οικειότητα. Όταν τελειώνει το πρόγραμμα δεν πηδώ σε peak-time μουσική — πηγαίνω σε κάτι αναγνωρίσιμο και μεσαίου tempo, που δίνει άδεια αντί να δίνει εντολή. Παράλληλα, η αίθουσα πρέπει να αλλάξει και φυσικά: φώτα χαμηλά, τραπέζια μαζεμένα ή αναδιατεταγμένα, μπαρ ορατό και στελεχωμένο. Αυτό είναι δουλειά συντονισμού ανάμεσα σε DJ, χώρο και διοργανωτή, συμφωνημένη από πριν.

Το άλλο μισό είναι οι άνθρωποι. Κάθε εταιρική αίθουσα έχει δεκαπέντε ή είκοσι καλεσμένους που θα χορέψουν πρώτοι αν η μουσική τους δώσει αφορμή — βρείτε τους νωρίς. Το να γεμίσει μια πίστα είναι το δύσκολο· το να μείνει γεμάτη είναι πολύ ευκολότερο.

Το κλείσιμο

Τι χρειάζεται: μια απόφαση. Οι εταιρικές εκδηλώσεις έχουν σχεδόν πάντα αυστηρή ώρα λήξης — ωράριο χώρου, μετακινήσεις, η επόμενη εργάσιμη.

Τι λειτουργεί: να ξέρετε την πραγματική ώρα λήξης, να προστατεύετε το τελευταίο μισάωρο ως κορύφωση και όχι ως ξεθύμασμα, και να κλείνετε με κάτι συνειδητό. Ένα καθαρό στοπ στην κορύφωση είναι καλύτερο από είκοσι λεπτά αραίωσης.

Συνηθισμένα λάθη: να μην ξέρει κανείς αν η ώρα λήξης είναι πραγματική ή διαπραγματεύσιμη, και να μην έχει κανείς την αρμοδιότητα να την παρατείνει.

Δουλεύοντας γύρω από το πρόγραμμά σας

Ο DJ σε μια εταιρική εκδήλωση υποστηρίζει το πρόγραμμά σας, και το briefing πρέπει να το αντικατοπτρίζει αυτό. Τι χρειάζομαι από έναν διοργανωτή, κατά σειρά σημασίας:

Ένα χρονοδιάγραμμα με αληθινές ώρες. Όχι το ευσεβοποθικό — αν το ποτό είναι προγραμματισμένο για τις 18:30 αλλά οι συνεδρίες δεν τελειώνουν ποτέ πριν από τις 18:50, πείτε το.

Ποιος κρατά το πρόγραμμα τη βραδιά. Ένα όνομα, ένα κινητό. Όταν οι ομιλίες ξεφεύγουν — και ξεφεύγουν — κάποιος αποφασίζει τι θα συμπιεστεί, και δεν πρέπει να το μαντεύει ο DJ.

Κάθε στιγμή με μικρόφωνο, καταγεγραμμένη. Καλωσόρισμα, CEO, βραβεύσεις, εξωτερικός ομιλητής — καθεμία είναι τεχνικό σινιάλο.

Τις εκπλήξεις, από πριν. Ένα flashmob, ένα βίντεο, ένα live act, ένας αποχαιρετισμός. Δεν θα τα χαλάσω, αλλά μια έκπληξη για την οποία δεν ενημερώθηκε κανείς είναι τεχνική αποτυχία μπροστά σε κοινό.

Το ύφος που θέλετε. Το «κομψά, όχι club» και το «θέλουμε να χορεύουν πάνω στα τραπέζια» παράγουν εντελώς διαφορετικές βραδιές.

Ό,τι πρέπει να αποφευχθεί. Ευαισθησίες, πρόσφατες αποχωρήσεις, ένα εσωτερικό αστείο που στράβωσε. Δύο λεπτά εδώ αποτρέπουν τη μία άβολη στιγμή που θα θυμούνται όλοι.

Το πρόβλημα του διεθνούς κοινού

Οι αίθουσες των Βρυξελλών δεν είναι ένα κοινό. Μια τυπική εκδήλωση που παίζω έχει δεκαπέντε εθνικότητες, τρεις γλώσσες εργασίας, ηλικιακό εύρος από νεοπροσληφθέντες μέχρι επίπεδο εταίρου, και καμία απολύτως κοινή μουσική παιδική ηλικία.

Η προεπιλεγμένη αποτυχία είναι να παίξεις για την πλειοψηφία και να χάσεις όλους τους υπόλοιπους — οι ραδιοφωνικές επιτυχίες μιας χώρας από μία δεκαετία, ενώ το ένα τρίτο της αίθουσας στέκεται στο μπαρ. Τι κάνω αντ' αυτού:

Πρώτα ο ρυθμός, όχι η νοσταλγία. Η νοσταλγία είναι εθνική· ο ρυθμός δεν είναι. Το Afro, το Latin και το house υλικό δουλεύουν σε μικτή αίθουσα γιατί δεν απαιτούν να το έχει ξανακούσει κανείς — είναι η ραχοκοκαλιά σχεδόν κάθε διεθνούς εκδήλωσης που παίζω.

Η αναγνωρισιμότητα ως σημείο στίξης, όχι ως δομή. Τα μεγάλα κοινά κομμάτια λειτουργούν ως κορυφώσεις κάθε δεκαπέντε ή είκοσι λεπτά, όχι ως ολόκληρο το set. Ανάμεσά τους, η αίθουσα κρατιέται σε κίνηση με το groove.

Εναλλάσσετε τις καταγωγές. Μέσα σε μια βραδιά περνώ από ελληνικά, Latin, Afro, RnB και ευρωπαϊκό pop, μοιρασμένα σκόπιμα, ώστε καμία ομάδα να μην περιμένει μία ώρα για κάτι που να νιώθει δικό της.

Παρατηρήστε, μη θεωρείτε δεδομένο. Ποια τραπέζια γέμισαν πρώτα, ποιες γλώσσες ακούω στο μπαρ, ποιος χορεύει στις άκρες — αυτά αλλάζουν τι θα παίξω μέσα στα πρώτα είκοσι λεπτά.

Μιλήστε τις γλώσσες της αίθουσας. Δουλεύω στα ελληνικά, αγγλικά και βουλγαρικά. Οι ανακοινώσεις και οι είσοδοι βραβευμένων προσγειώνονται αλλιώς στη γλώσσα που σκέφτεται πραγματικά ο άνθρωπος.

Τι να ελέγξετε πριν την ανάθεση

Για όποιον πρέπει να δικαιολογήσει έναν προμηθευτή εσωτερικά, αυτή είναι η λίστα ελέγχου.

• Ασφάλιση αστικής ευθύνης — ζητήστε το πιστοποιητικό, όχι τη διαβεβαίωση. Πολλοί χώροι στις Βρυξέλλες το απαιτούν στον φάκελο πριν από τη φορτοεκφόρτωση.
• Εφεδρικός εξοπλισμός — δεύτερος controller ή laptop, εφεδρικά καλώδια, δεύτερο αντίγραφο της μουσικής βιβλιοθήκης. Το ερώτημα δεν είναι αν θα χαλάσει κάτι· είναι πόσο γρήγορα επανέρχεται.
• Τεχνικός συντονισμός με τον χώρο — θα επικοινωνήσει ο DJ απευθείας με τον χώρο για ρεύμα, φορτοεκφόρτωση, ωράριο και όρια θορύβου; Κάποιοι χώροι έχουν ηχολήπτη-περιοριστή ντεσιμπέλ, και το να το ανακαλύψετε την ίδια βραδιά σημαίνει χαλασμένο πάρτι.
• Ονομαστικός καλλιτέχνης — θα είναι ο άνθρωπος με τον οποίο μιλάτε αυτός που θα εμφανιστεί;
• Τιμολόγηση και ΦΠΑ — κανονικό βελγικό τιμολόγιο με ΑΦΜ, όροι που μπορεί να επεξεργαστεί το λογιστήριό σας, και αναφορά παραγγελίας αν τη χρειάζεστε. Οι τιμές που δίνονται χωρίς ΦΠΑ πρέπει να το δηλώνουν.
• Γραπτό αντικείμενο εργασιών — ώρες στον χώρο, στήσιμο και ξεστήσιμο, εξοπλισμός που περιλαμβάνεται, χρέωση υπερωρίας, μετακίνηση.
• Ένας προμηθευτής ή πολλοί — αν DJ, ήχος, φωτισμός και φωτογράφιση/βίντεο έρχονται από τέσσερις εταιρείες, κάποιος από την ομάδα σας γίνεται ο συντονιστής τη βραδιά. Συνήθως εσείς, στη διάρκεια της εκδήλωσης που φιλοξενείτε.

Λίστα ελέγχου για το briefing

Οι ερωτήσεις που θα κάνω. Το να έχετε τις απαντήσεις έτοιμες κάνει καλύτερο κάθε DJ, ακόμη κι έναν που δεν είμαι εγώ.

Τα βασικά — ημερομηνία, χώρος και αίθουσα, αριθμός καλεσμένων, ώρα έναρξης και αυστηρή ώρα λήξης, πρόσβαση και ώρα φορτοεκφόρτωσης.

Το κοινό — εθνικότητες και χονδρικές αναλογίες, ηλικιακό εύρος, αν έρχονται σύντροφοι ή πελάτες.

Το πρόγραμμα — χρονοδιάγραμμα με ώρες, στιγμές με μικρόφωνο, βραβεύσεις και είσοδοι, εκπλήξεις, ποιος κρατά το πρόγραμμα.

Τα τεχνικά — ήχος ή φωτισμός που παρέχει ο χώρος, περιοριστής ντεσιμπέλ, ρεύμα στη θέση του DJ, σκηνή ή αναλόγιο, οθόνη και ποιος τη χειρίζεται.

Η πρόθεση — πώς μοιάζει η επιτυχία στις 23:00, το ύφος, και τι δεν πρέπει να συμβεί.

Τα πρακτικά — νομικό πρόσωπο τιμολόγησης, απαιτήσεις παραγγελίας, υπεύθυνος επικοινωνίας στον χώρο και κινητό, στάθμευση και πρόσβαση για προμηθευτές.

Προϋπολογισμός

Τι διαμορφώνει πραγματικά το κόστος της μουσικής σε μια εταιρική εκδήλωση:

Οι ώρες στον χώρο. Το στήσιμο συνήθως ξεκινά αρκετές ώρες πριν φτάσουν οι καλεσμένοι· ο χρόνος που παίζει μουσική είναι ένα κλάσμα της ημέρας.

Το μέγεθος της αίθουσας και ο αριθμός καλεσμένων. Ο ήχος για ογδόντα άτομα σε εστιατόριο δεν είναι ο ήχος για τετρακόσια σε αποθήκη. Καλύπτω έως 500 καλεσμένους.

Το εύρος πέρα από την πίστα. Ο ήχος ομιλιών, οι είσοδοι βραβευμένων και η προσοχή ενός τεχνικού στη διάρκεια του προγράμματος είναι πραγματικές προσθήκες.

Παραγωγή και logistics. Ο φωτισμός που κάνει μια εταιρική αίθουσα να μοιάζει με εκδήλωση αντί για φωτισμένο συνεδριακό χώρο είναι η μεγαλύτερη οπτική αναβάθμιση που υπάρχει, και η φθηνότερη σε σχέση με το αποτέλεσμά της. Προσθέστε χώρους εκτός Βρυξελλών, αργές ώρες λήξης και στενά χρονικά περιθώρια αποχώρησης μέσα στην εβδομάδα.

Τα ποσά που ακολουθούν αφορούν τη βελγική αγορά και δεν μεταφέρονται αυτούσια σε εκδήλωση στην Ελλάδα ή αλλού. Οι χρεώσεις μου ξεκινούν από 600 € χωρίς ΦΠΑ, μόνο DJ — ο ήχος και ο φωτισμός κοστολογούνται ξεχωριστά· η πλήρης παραγωγή — ήχος, φωτισμός, φωτογράφιση και βίντεο — κοστολογείται ανά αίθουσα και αριθμό καλεσμένων.

Το επιχείρημα υπέρ ενός προμηθευτή. Όταν DJ, ήχος, φωτισμός και φωτογράφιση/βίντεο έρχονται από το ίδιο μέρος, ο συντονισμός γίνεται ανάμεσα σε ανθρώπους που ήδη δουλεύουν μαζί, πριν από την ημέρα. Ένα συμφωνητικό, ένα τιμολόγιο, ένας αριθμός να καλέσετε όταν κάτι πρέπει να λυθεί στις 19:45. Για έναν διοργανωτή που πρέπει ταυτόχρονα να υποδεχτεί έναν CEO, να φιλοξενήσει πελάτες και να συντονίσει το catering, αυτό συνήθως αξίζει περισσότερο απ' όσο δείχνει η σύγκριση των επιμέρους τιμών.

Επόμενο βήμα

Αν έχετε μια εκδήλωση μπροστά σας — έστω και αόριστη, έστω και του χρόνου — περιγράψτε μού την: ημερομηνία, χώρος, αριθμός καλεσμένων, εθνικότητες, και τι θέλετε να νιώθει η αίθουσα στις 23:00. Θα σας πω τι θα έκανα με αυτήν και τι θα κόστιζε, και αν δεν είμαι ο σωστός προμηθευτής για τη συγκεκριμένη βραδιά, θα σας το πω κι αυτό.

djorestis.com/contact/ · info [at] djorestis.com

— Ορέστης